Depuis sa publication en octobre 1995, la Recommandation 995 s'est imposée comme standard dans les échanges de données accompagnant le dépôt ou le prêt d'exemplaires entre les bibliothèques départementales de prêt et les établissements qu'elles desservent. Elle a également été utilisée dans des échanges entre bibliothèques ou autres organismes en dehors des réseaux départementaux de lecture publique, notamment pour le prêt entre bibliothèques, te localement pour produire des bibliographies comprenant des données relatives aux exemplaires.

Pour l'essentiel la Recommandation 995 a donné satisfaction. Toutefois, deux types de problèmes sont signalées par les BDP, les établissements dépositaires ou les fournisseurs de logiciels, comme le révèle les réponses aux questionnaires préparatoires à la réunion :

• applications erronées ou insuffisantes de la recommandation ;
• insuffisances de la recommandation elle-même.

2. Modifications

$c	Établissement prêteur ou déposant au lieu de " Dépositaire permanent ", texte libre
$d	Établissement prêteur ou déposant au lieu de " Dépositaire permanent ", code RNBCD

Il s'agit de prendre en compte les structures de réseaux à trois niveaux ou plus. L'ancienne définition (dépositaire permanent) ne semble plus appropriée mais la notion d'établissement où doit être retourné le document au terme du prêt ou du dépôt demeure.

$f	Code à barres, suite alphanumérique intégrale au lieu de " numérique intégrale "

La suite de caractères représentée par le code à barres peut être alphanumérique et non purement numérique.

Il convient de préciser que l'éventuelle clé de contrôle, gérée comme telle par le système exportateur, est lue comme simple portion d'une chaîne de caractère par le système importateur.

Cette suite doit être rigoureusement identique à celle représentée par le code à barre, sans adjonction d'aucun signe séparateur ou autre. A été évoqué l'exemple d'un tiret introduisant clé de contrôle, à éliminer.

Deux questions abordées n'ont pas fait l'objet d'une proposition de modification de la Recommandation 995 :

• changement de famille de code à barres par la BDP (à prendre en compte dans un éventuel code de bonne conduite) ;
• deux longueurs de codes à barre pour une même BDP (notamment en cas de codes à barres LIBRA).

2. Sous-zone obligatoire devenant facultative

$h	Code à barres, incrémentation Facultatif au lieu de " obligatoire "

Les sous-zones $g, $h et $i étant très peu utilisée, le caractère obligatoire de la sous-zone $h est demeuré purement théorique parce que ne correspondant pas à un réel besoin.

3. Ajout de valeurs dans trois sous-zones

$o	Catégorie de circulation

Ajout de la valeur e = l'exemplaire peut indifféremment être consulté sur place ou prêté

Certains documents comme des cédéroms ou les DVD peuvent selon les cas être autorisés à la consultation et/ou au prêt en fonction des limitations d'usages imposés par l'éditeur ou consentis contractuellement à titre onéreux ou non.

$q	Public visé (selon l'âge)

Ajout de la valeur z = autre

La valeur u est mise par défaut et signifie que l'information n'est pas fournie. la valeur z signifie que la liste de valeurs ne permet pas d'exprimer l'information pertinente (par exemple : document s'adressant à tout public). Jusqu'ici la valeur u avait de fait les deux significations.

Cette sous-zone doit notamment permettre les statistiques sur les " livres pour enfants " et les " livres pour adultes " que demande la DLL.

Cette informaition figure normalement en zone 100, positions 17-19, mais ces dernières sont très rarement renseignées dans les bases sources

$r	Type de document

Ajout de deux valeurs :
Position 1 : i = enregistrement sonore non musical
Position 2 : f = DVD

La valeur j (enregistrement sonore) ne permettait pas de distinguer entre les entegistrements sonores musicaux et non musicaux contrairement aux valeurs du label de notice. Il est proposé de s'aligner sur le label et distinguant les enregistrements sonores non musicaux ($i) et musicaux ($j).

Il a en outre été jugé nécessaire d'ajouter une valeur permettant de distinguer les DVD des autres disques compacts.

Le cas des dossiers documentaires et des panneaux d'exposition n'a pas paru devoir faire l'objet de valeurs dédiées. Le cas des partition, abordé dans certaines réponses au questionnaire, n'a pas été débattu au cours de la réunion.

$p	Périodique Facultatif, non répétable, longueur fixe (1 caractère)

Cette nouvelles sous-zone est destinée à signaler si l'exemplaire prêté ou déposé est un fascicule (numéro) de périodique quel qu'en soit le support (imprimé, cédérom, etc.) La sous-zone $r consacrée au support ne pouvait convenir pour cette information. La mention figurant en commentaire de cette dernière sous-zone (Les fascicules de périodiques ne sont pas signalés dans cette sous-zone ; ils le sont normalement par la valeur s en position 7 du label) est supprimée car devenue sans objet et comportant une affirmation inexacte : la position 7 du label caractérise les notices de titre de périodique et non les notices de fascicule.

Cette sous-zone présente seulement quand l'exemplaire concerne un fascicule de périodique suppose que le système exportateur fournisse une notice descriptive au niveau du fascicule, même s'il ne gère pas dans sa base de données de telles notices bibliographiques. Rappelons que la description bibliographique au niveau du fascicule ne fait l'objet d'aucune norme ni d'aucun format bibliographique. Classiquement, un fascicule est décrit dans le cadre d'états de collection relevant des données locales, même si certains système gèrent une véritable notice bibliographique à ce niveau ou si certains bibliothèques traitent " en monographie " certains numéros thématiques.

La notion de données locales recouvre à la fois les informations relatives aux exemplaires physiques et celles relatives aux états de collection. La Recommandation 995 ne porte elle-même que sur les exemplaires physiques, à la différence des formats MARC de données locales (disponibles en USMARC et en prévision en UNIMARC) ou de la Recommandations pour l'échange de données d'exemplaire en format UNIMARC .

$t	Genre Facultatif, non répétable, longueur fixe (1 caractère)

Cette nouvelle sous-zone est destinée à distinguer la fiction des documentaires. On entendra par fiction, selon les cas, soit l'ensemble des oeuvres de fiction comportant, pour les documents écrits, les fictions narratives (romans et nouvelles, bandes dessinées, albums, contes), les recueils de poèmes et les pièces de théâtre, soit ce que la classification ou le classement topographique permet d'isoler comme tel même de façon non exhaustive, par exemple touts les documents ayant une cote de comportant pas d'indice Dewey.

Les propositions tendant à introduire des codes de genres plus précis (par exemple pour désigner les romans policiers) ont été écartés au moins provisoirement.

Ces codes sont de nature à permettre notamment aux établissements dépositaires de communiquer aux BDP, à leur demande, des statistiques plus précises que celles demandées par la DLL.

L'ADBDP est susceptible d'établir une liste plus complète des catégories sur laquelles les BDP sont fondées à demander des statistiques aux établissements qu'elles desservent.

5. Extension de la signification d'une sous-zone

$u	Note sur l'exemplaire

Prévue initialement pour signaler l'état physique document, cette zone a été utilisée à d'autre fin sans que cet usage paraisse abusif. Elle devient donc d'usage libre.

3. Questions générales

Outre la nécessité du respect du format UNIMARC, il est rappelé que, conformément à la norme ISO 2709, la codification des caractères doit suivre les normes ISO 646 (caractères latin, jeu de base) et ISO 5426 (caractères latins, jeu étendu) ainsi que le précisent les valeurs 0103 aux positions 26-29 de la zone 100. Certaines anomalies relatives à la codification des caractères pourrait venir de transferts défectueux.

La philosophie dans laquelle s'inscrit la Recommandation 995 est celle de l'échange entre systèmes différents. Elle permet leur coexistence au sein d'un même réseau.

La création du Comité français UNIMARC a été présentée par Françoise Bourdon. Le communiqué annonçant sa création, énonçant les objectifs qu'il s'est fixé, est disponible en ligne : http://www.abf.asso.fr/enrichi/unimarc/communique.htm

4. Application

La mise en oeuvre d'échanges efficaces de données conformes à la norme ISO 2709, au format UNIMARC et à la Recommandation 995 suppose de la part de chacun des partenaires (fournisseurs de logiciels de bibliothèque exportateurs et importateurs, bibliothèques départementales, établissements dépositaires informatisés) un respect des standards et une information réciproque.

Les fournisseurs de logiciels doivent informer leurs utilisateurs de la façon dont ils ont implémenté la Recommandation 995. Ils doivent prévoir au moins la fourniture des sous-zones obligatoires. Celle des zones facultatives est vivement recommandée. Les données doivent être renseignées le plus complètement possible : la valeur u (indéterminé) ne peut servir de solution de facilite pour refuser de le faire, en particulier dans la zone r Type de document et support matériel, indispensable pour certaines statistiques.

Les BDP doivent informer leurs établissements dépositaires informatisés du systèmes de codes à barres utilisé, du niveau d'implémentation de la Recommandation 995 et des valeurs fournies si elles dépendent d'un paramétrage local. Elles douvent informer de tout changement éventuel concernant ces éléments. Il est utile qu'elles fournissent sur demande des lots de notices tests correspondant à divers types de documents. En cas de transmission de donnée sur disquette, elles doivent contrôler qu'un fichier est présent et qu'il n'est pas vide. Elles doivent chercher à éliminer les caractères parasites (comme le caractère Ctrl) qui bloquent souvent les micro-ordinateurs

En cas de litige entre deux fournisseurs, il est proposé que la FULBI et l'ADBDP puissent être saisies afin d'effectuer une expertise indépendante de lots de notices. Leurs instances respectives sont saisies de cette proposition.

5. Validation

Le présente compte rendu est soumis à la validation des participants et le projet de version 2 de la Recommandation 995 est soumis à la validation de tout fournisseur de logiciel de gestion de bibliothèque et de toute BDP intéressés.

Les remarques sont à adresser par courrier électronique avant le 17 décembre 2000 à adbdp@adbdp.asso.fr. Elles seront compilées sur le présent site au fur et à mesure de leur réception et une validation finale sera demandée pour le 17 janvier 2001.

Il n'est pas prévu de nouvelle réunion sauf si un désaccord majeur apparaît.